本文へスキップ

佐賀県他、大川、柳川、久留米なども対応地域として営業しています。企業経営、就業規則、労務管理、労働・社会保険手続き、給与計算などでお悩みなら、当事務所にご相談ください!

TEL:0952-60-3464

〒840-0055 佐賀県佐賀市材木二丁目1−4

マイナンバー対応方針

トップページ > マイナンバー対応方針
社会保険労務士 暁事務所では、顧問先様の事務に必要なマイナンバーの取り扱いに際し、以下の方針に従って行動します。

法令遵守と運用規定の整備

当事務所は、「行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(番号法)、「個人情報の保護に関する法律」(個人情報保護法)及び「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」(ガイドライン)を遵守し、マイナンバーを取扱うことをお約束します。また、マイナンバーの運用規程にて、「利用」、「提供」、「収集」、「保管」など各段階における取扱いの制限及び、マイナンバーの「取得」から「廃棄」に至るまでのルールを明確化しマイナンバーの適切な取扱いを徹底いたします。

当事務所よりセキュリティが確保された安全な専用サイトをご提供します。

※今後のバージョンアップにより機能強化など変更されることがあります。

ファイルのやりとりが行えます。(暗号化通信に対応)

<顧問先様>
顧問先様と当事務所間限定のファイル送受信機能が用意されています。インターネット経由で行いますが、パスワード処理や暗号化処理が行われ、安全安心な回線です。今後、マイナンバーを含む当事務所への各種連絡の際にご利用ください。

<当事務所>
専用サイトから送信されたファイルは、当事務所で利用している専門の業務ソフト(株式会社セルズが開発している労務統合管理システム「台帳」)より閲覧・確認を行います。

マイナンバーのやりとり

<収集>
顧問先様が従業員のマイナンバーを収集します。

<提供>
専用サイトを利用して、マイナンバーを含む各種情報を当事務所に提供します。

<利用・保管>
当事務所が各種手続きを行い、マイナンバーを安全な環境で保管します。

<廃棄>
不要となったマイナンバーデータは、当事務所が削除します。

マイナンバーはクラウド管理

当事務所では、顧問先様の従業員のマイナンバーデータをセキュリティが確保されたクラウド上のみに保管します。

クラウド管理について

<漏洩リスク>
パソコンに保存しません。 … 当事務所のパソコンが万一、盗難されてもパソコンにマイナンバーは保存されていないので安心です。

<個人の特定>
マイナンバーのみ保管 … クラウド上に保管するのは、12ケタの数値のみ。万一、クラウド環境のマイナンバーが漏えいしたとしても、個人を特定することができません。

<保管>
SSL通信対応(暗号化) … クラウド上のマイナンバーは暗号化して保管されるので、他人にマイナンバーデータを閲覧されても、把握できません。

<国内大手データセンター>
日本マイクロソフトの専用サーバー … 当事務所のクラウドサービスは、マイクロソフト社の専用サーバーを利用しています。

マイナンバーの閲覧、利用はアクセス認証

当事務所の職員は、アクセス認証を行わない限り、クラウド上に保管されているマイナンバーを閲覧、利用できません。

閲覧・利用履歴をご報告します。

当事務所は、定期的に特定個人情報の取扱い状況をご報告します。

委託先の特定個人情報の取扱状況把握資料にお役立てください。

マイナンバーの廃棄・削除は証明書でご報告

不要となったマイナンバーは速やかに廃棄・削除します。マイナンバーを廃棄・削除した際は、「廃棄・削除証明書」にて証明いたします。廃棄・削除は下記の方法により実施します。

書類:シュレッダー

電子媒体:データ削除または物理的に毀損

パソコン:データ削除

従業員教育を徹底します。

当事務所は、ヒューマンエラー防止のため、事務所の規定を明確化し、従業員の教育を徹底します。

@入社時及び定期的にマイナンバーの取扱いについての研修を実施。

A業務マニュアルに基づき運用を行うよう担当者を指導、監督。

Bマイナンバーを取扱う担当者とは秘密保持に関する誓約書を取り交わす。

管理区域における規制措置

当事務所は、マイナンバーを取扱う区域(管理区域)では、来客や業者の立ち入りに備えて、必ず職員による監視を行います。

管理区域には携帯電話、カメラ、USBメモリなど持ち込む機器を制限することもあります。

管理区域で取扱うパソコン、書類及び電子媒体は、業務時間外は鍵付のキャビネット等に保管します。

不正アクセス防止のための対策を徹底します。

不正アクセスの防止のため、以下の対策を講じます。

@外部ネットワークとの接続箇所にファイアウォール、ルーターを設置し不正アクセスを遮断。

A外部ネットワークと接続するパソコンには最新のセキュリティ対策ソフトを常設。

B事務所で許可されたソフトウェア以外はダウンロード禁止。

Cパソコン等のログインパスワードは定期的に変更を行う。

Dパソコン等のログインパスワードは使いまわしを禁止。

申請書の提出は、原則、電子申請で行います。

行政への申請書類の提出は、原則電子申請により行います。

電子申請時の申請データは暗号化が施されており、セキュアな環境での提出が可能です。

電子申請を利用することにより書類を事務所外に持ち出す必要がなくなるため、マイナンバー漏えいのリスクが軽減されます。

電子申請未対応の申請書類については紙ベースでの提出を行いますが、その場合は鍵付の鞄に入れて持ち出すことを徹底いたします。

マイナンバー収集〜廃棄の流れ

<取得>
マイナンバーの収集作業は顧問先様で行っていただきます。収集する際、効率よく行うためのサポートも行っていますのでお気軽にご相談ください。

<提供>
当事務所が提供する専用サイトよりマイナンバー関係の書類を送っていただきます。

<利用>
入社、退社など各種手続きは、セキュアな環境で届出が行える電子申請を利用します。また閲覧、利用した行為を定期的に報告します。

<保存>
マイナンバーの数値データはセキュリティが確保されたクラウド環境で保管します。

<廃棄>
不要となったマイナンバーは、復元不可能な方法で削除します。また削除した際は、削除証明書にてご報告します。

専用サイトで人事労務管理に役立つ書式・ツールなどをご提供します。


専用サイトを通して顧問先様の人事労務管理をサポートします。

右図以外にもさまざまな人事労務管理の情報をお届けします。

顧問先様にご提供する3つのサービス

<特徴@>
安全安心なセキュアな環境でファイルのやりとり … 当事務所よりセキュリティが確保された安全な専用サイトをご提供します。

<特徴A>
マイナンバーの管理は外部で管理 … 当事務所のクラウドサービスは、マイクロソフト社の専用サーバーを利用しています。

<特徴B>
人事労務管理に役立つ情報・ツールの入手 … 専用サイトを通して顧問先様の人事労務管理をサポートします。

お問い合わせはこちらへ

お問い合わせへ|社会保険労務士 暁事務所


顧問企業様専用ページ

業務案内

採用情報

アクセス

社会保険労務士 暁事務所 〒840-0055 佐賀県佐賀市材木二丁目1−4 TEL:0952-60-3464 営業時間:平日09:00〜17:30 ご相談、お問い合わせはこちらへ

社会保険労務士(社労士)(業務内容一覧)
◆社会保険労務士顧問契約
◆給与計算サポート
◆就業規則の作成
◆労使協定の作成
◆労務管理サポート
◆労働・社会保険の手続き
◆行政調査対応
◆コンサルティング
◆雇用に関する助成金の申請

障害年金受給申請(裁定請求)サポート

労務管理&システム&サポート
◆労働時間集計システム
◆給与・賞与計算システム
◆有休管理システム

CUBIC(適性検査)

高齢者最適給与シミュレーション

社会保険労務士(社労士)による無料相談

営業時間外の出張相談サービス

起業(独立・開業・創業)予定者向けサポートプラン

給与計算&賃金制度無料診断サービス

企業経営のための残業対策
◆よくあるNGケース(運用上の誤り)
◆よくあるNGケース(制度の誤解)
◆よくあるNGケース(計算間違い等)

医療機関の労務管理をサポート

福祉施設の労務管理をサポート

飲食業界の労務管理をサポート

法改正情報

情報提供、お知らせ等

人事労務カレンダー

佐賀県佐賀市の地域支援情報等

労務書式ダウンロード

人事労務の基礎知識

助成金お役立ち知識

障害年金お役立ち知識

その他お役立ち知識

社会保険労務士個人情報保護事務所|認証番号:1600803