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中小企業向けマイナンバー実務運用サポート

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平成27年(2015年)10月から、個人へのマイナンバー通知カードの交付・郵送から運用が開始されたマイナンバー制度ですが、労働・社会保険の手続きに関しては、ハローワークや年金機構などの行政機関での受付が順次開始され、マイナンバーを提出しなくても受け付けるなどの暫定措置がとられてきましたが、平成30年5月からは雇用保険の手続きにマイナンバーを記載することが必要となりました。

これにより、労働・社会保険の分野でも、リアルタイムにマイナンバーの取得・管理・運用等を行わざるを得なくなり、企業におけるマイナンバー運用実務がより身近になったといえるでしょう。

これまで、年末調整のときにマイナンバーを収集して税務署に提出するのみの対応で、とくに規程類や安全管理措置などの情報漏洩対策もしていないという中小企業も少なくないと聞きます。「まだ…」という企業様については、この機に対策を講じていくことをおすすめします。



マイナンバー実務運用に関するサポート業務

企業経営に必要とされるマイナンバー実務運用等について、主なサポート内容は、以下のとおりです。

1.マイナンバーに関する安全管理対策のサポート
マイナンバーの管理媒体、事務体制、事業場の建物や設備の状況などを考慮して、その企業に最適な安全管理体制をご提案し、その体制づくりのサポートを行います。

2.マイナンバーに関する諸規程類の作成
企業規模や業種などに合わせて、マイナンバーの取り扱いに関する諸規程の作成や、その管理のための書式類を作成いたします。

3.マイナンバーの取得から廃棄までの実務フロー指導
実際にマイナンバーの取り扱いについて、どのように取得して、運用や管理を行い、廃棄していくのかについて、ご指導いたします。

4.その他
その他、マイナンバーについてのご質問やご相談があれば、適宜対応いたします。

税務・社保分野におけるマイナンバー制度の変遷

平成27年10月〜 マイナンバー通知カードの個人への交付・郵送が開始される。

平成28年1月〜 当年度以降の期間を含む税務手続きにマイナンバー記載が必要となる。雇用保険手続きでのマイナンバー受付が開始される。

平成29年1月〜 社会保険手続きのうち年金関係についてのマイナンバー受付が開始される。

平成30年3月〜 社会保険手続きのうち年金関係以外についてのマイナンバー受付が開始される。

平成30年5月〜 雇用保険手続きでのマイナンバー記載が必要となる。



マイナンバーの取扱いについてのルール

マイナンバーの取り扱いにあたっては、厳格なルールが定められています。単にマイナンバーが必要な行政手続きに、記載するだけや添付するだけでいいものではありません。以下のルールに従って運用することが求められます。

1.取得・利用・提供のルール
マイナンバーの取得・利用・提供は、法律によって限定的に定められています。

2.保管・廃棄のルール
マイナンバーは、必要がある場合だけ保管が可能で、必要がなくなったら廃棄しなければなりません。

3.委託・再委託のルール
マイナンバーが必要な事務手続きを、税理士や社会保険労務士などに委託する場合は、委託先の必要かつ適切な監督が必要です。また、再委託する場合は、最初の委託者の許諾が必要です。

4.安全管理措置のルール
マイナンバーの漏洩・滅失・毀損の防止のため、必要かつ適切な安全管理措置を講じなければなりません。

企業に求められるマイナンバーの安全管理措置

番号法第12条により、企業はマイナンバーの適切な管理を行うために、必要な措置を講じなければならないと定められています。

(個人番号利用事務実施者等の責務)
番号法第12条 個人番号利用事務実施者及び個人番号関係事務実施者(以下「個人番号 利用事務等実施者」という。)は、個人番号の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。

具体的な管理や運用等については、マイナンバーの適正な取り扱いについての指針が「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」によって定められていますので、これを遵守することが前提とされています。

ガイドラインの主な内容は以下のとおりです。

1.基本方針の策定
企業組織として、特定個人情報等の適正な取扱いの確保に取り組むため、基本方針を策定する。

2.取扱規程等の策定
特定個人情報等の取扱い等を明確化する。規程の策定の他、業務マニュアル、業務フロー図などを作成することも考えられます。

3.組織的安全管理措置
組織体制の整備、取扱規程等に基づく運用、取扱い状況等の記録、情報漏洩事案への体制の整備、取扱状況の把握や安全管理措置の見直しなど

4.人的安全管理措置
事務取扱担当者の監督、事務取扱担当者の教育など

5.物理的安全管理措置
特定個人情報等の取扱い区域の管理、機器や電子媒体等の盗難防止、電子媒体等を持ち出す場合の情報漏洩防止、マイナンバーの削除、機器や電子媒体等の廃棄など

6.技術的安全管理措置
情報機器のアクセス制御、アクセス者の識別と認証、外部からの不正アクセス等の防止、インターネット等により送信する場合の情報漏洩防止

料金「中小企業向けマイナンバー実務運用サポート」(税抜)

マイナンバーに関する諸規程等の作成+運用指導等/85,000円〜

※顧問契約をいただいている場合はサービス(無料)で対応いたします。

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