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NGケース(労働時間の計算間違い等によるもの)

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未払い残業(サービス残業)問題において、企業のよくあるNGケースのうち、労働時間の計算間違い等によるものについて、いくつか解説しています。

ケース1(残業時間の一部カット)

残業時間を一部カットするケースとしては、主なものを掲げますと、1日や1ヶ月の残業時間の上限を決めておき、それ以上はサービス残業として扱うものや、1日の残業時間のうち10分~15分程度の時間を切り捨てるといったものがあります。

上限を超えたら残業代を払わないというのは違法であるとしかいいようがありませんが、10分~15分程度の1時間未満の端数処理についても違法です。問題ないように思ってる方も少なくないようです。

まず、1日単位における労働時間の端数処理は禁止されています。なお、1ヶ月単位においては行政通達により「1ヶ月における時間外労働、休日労働及び深夜業の各々の時間数の合計に1時間未満の端数がある場合に、30分未満を切り捨て、それ以上を1時間に切り上げること」は認められています。こういうと、タイムカードの時間を1分単位まで計算しないといけないのではと誤解を与えてしまいそうですが、必ずしもそうではありません。

タイムカードの法的位置づけとしては、社内でタイムカードだけでしか労働時間の管理をしていないとなると、その時間が労働時間と推定されます。「推定される」ということであり、「みなされる」ではありません。つまり反証があれば必ずしも打刻された時間が労働時間になるわけではないということです。例えば、残業時間は会社に対する申告制や許可制などにして別に記録をとれば、十分な反証となり得ましょう。

ケース2(残業代の時間単価による間違い)

法定外の残業の場合は、例えば、一律に1時間あたり1,000円で支払うとか、基本給のみの時間単価に割増率を掛けて支払うとか、会社側が任意で決めることはできません。残業代の時間単価の設定に法律の規制を受けるからです。

反対に、法定内の残業の場合は、最低賃金以上の時間単価となっていれば法律上は問題ありません。一般的には、基本給のみの時間単価や、基本給と一定の諸手当の合計額の時間単価で支払うケースが多いかと思います。

法定外の残業の時間単価の算定にあっては、法律で除外できる手当が決められており、それ以外の手当はすべて含めて算定することとされています。除外できる手当は、家族手当、通勤手当、別居手当、子女教育手当、住宅手当、臨時に支払われた賃金、1ヶ月を超える期間ごとに支払われる賃金です。ただし、これらの手当でも労働者に一律に同額を支払うなどの取り扱いがなされていると除外できない場合もあります。

上記の算定額が月給額であれば、月間の平均所定労働時間数などで割って、時間単価を導き出すことになります。なお、この時点での時間単価は、法定休日労働、深夜労働の場合でも同じです。

最後に、この時間単価に法定外労働の割増率である25%以上で会社側が定めた率を掛けて、法定外労働の割増賃金の時間単価を求めることになります。なお、平成22年4月1日からの労働基準法の改正によって1ヶ月の法定外労働時間が60時間を超える場合は、割増率を50%以上にすることや、これに替えての代替休暇の制度などが定められています。

ケース3(法定外の残業時間の計算間違い)

法律によって、法定労働時間とは、1日8時間以内かつ1週40時間以内とされており、これを超える労働は違法となります。これを超える労働をさせる場合は、あらかじめ労働者の代表者と会社との間で「36協定」を締結して、労働基準監督署に届け出ておく必要があります。この36協定に対しての手続きができていないと、そもそも法定労働時間を超えての残業はさせることができないのです。にもかかわらず法定労働時間を超えた残業をさせている会社も少なくありません。

次に、法定労働時間を超える労働時間の計算方法ですが、よくある間違いの例として、以下のようなケースがあります。

1日8時間を超えた分のみを法定外の残業時間として計算している。
1週40時間を超えた分のみを法定外の残業時間として計算している。
1ヶ月の法定労働時間の合計を超えた分のみを法定外の残業時間として計算している。

冒頭でも述べましたが、法定労働時間とは「1日8時間以内かつ1週40時間以内」となっています。「かつ」となっているところに注意しなければなりません。つまり1日における制限だけでなく1週間においても制限されているということです。

具体的には、1日ごとにみていき、1日8時間を超えた分は、その時点で法定外の残業時間として計算し、1日8時間以内であっても、1週間の起算日(就業規則等で定めがなければ日曜日のことをいう)から40時間を超えていれば、その分も法定外の残業時間として計算していくことになります。

もちろん労働時間を計算するためには、残業時間だけでなく、欠勤や有休によって休んだ時間や、遅刻や早退によって減った時間などにも留意する必要がありますので、意外と残業時間を計算するのは面倒な作業だったりします。

ケース4(変形労働時間制による間違い)

変形労働時間制とは、法定労働時間の例外として法律で正式に認められている制度です。これを導入することで、1日8時間や1週40時間を超える所定労働時間を設定することが可能になります。ただし、変形期間を平均して1週間40時間以内となるようにしなければなりません。よく会社で利用されている制度としては1ヶ月単位の変形労働時間制と1年単位の変形労働時間制があります。しかし、会社によっては、間違った運用や計算方法がとられていることがあります。

また、「変形労働時間制」という名称のイメージからか、例えば1ヶ月単位の変形労働時間制であれば1ヶ月間の変形期間ならば途中で自由に所定労働時間を変更して、最終的に変形期間の総枠を超えた時間だけを法定外の残業時間として計算すればよいと勘違いしている方も少なくないようです。

まず、変形労働時間制を導入するには、就業規則にその定めをすることや、労使協定の締結~届出などが必要です。これらの手続きがなされていないと変形労働時間制を導入していることになりません。それにもかかわらず変形労働時間制としての運用を行っている会社もあります。行政指導などが入ってしまうと原則の法定労働時間に基づいて計算しなおして差額の残業代を支払いなさいといわれる可能性もあります。

ちなみに、変形労働時間制による法定外の残業時間の計算ですが、原則の法定労働時間に基づく計算よりも複雑になります。簡単に説明しますと以下のように計算します。

<1ヶ月単位の変形労働時間制による場合>
1.1日について8時間を超えての所定労働時間を定めた日はその時間を超える分
2.1日について8時間以内の所定労働時間を定めた日は8時間を超える分
3.1週間について40時間を超えての所定労働時間を定めた週はその時間を超える分(1と2を除く)
4.1週間について40時間以内の所定労働時間を定めた週は40時間を超える分(1と2を除く)
5.1ヶ月以内の対象期間については対象期間の総枠の時間を超える分(1~4を除く)

<1年単位の変形労働時間制による場合>
1.1日について8時間を超えての所定労働時間を定めた日はその時間を超える分
2.1日について8時間以内の所定労働時間を定めた日は8時間を超える分
3.1週間について40時間を超えての所定労働時間を定めた週はその時間を超える分(1と2を除く)
4.1週間について40時間以内の所定労働時間を定めた週は40時間を超える分(1と2を除く)
5.1年以内の対象期間については対象期間の総枠の時間を超える分(1~4を除く)
6.その他、対象期間中の中途入退職者等の清算時間の計算が必要(対象期間が短くなるため)

これだけをみても複雑だなと思われるかと思います。他にフレックスタイム制も変形労働時間制の1つですが、こちらは賃金計算期間内の総枠のみで法定外の残業時間を計算するので、その点では楽ですが、始業時刻や終業時刻などを労働者の裁量に委ねる制度なので、採用している企業は少ないです。
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